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Los GUIDs y los MetaData en los documentos Microsoft Office (I)

Última Actualización: 14 de Septiembre de 1.999 - Martes

Artículo publicado en el boletín Una-Al-Día de Hispasec, el 31 de Agosto de 1.999.
Publicado también en Informativos.Net, el 3 de Septiembre de 1.999.

El empleo, por parte de Microsoft, de GUID (Globally Unique ID) y "MetaData" en sus documentos "Office", permite la identificación del autor de un documento concreto, así como seguir su historia y obtener otras informaciones de cuantioso valor.

Todos los documentos creados con alguno de los paquetes "Office" (Microsoft Word, Excel, PowerPoint) incluye tanto un GUID como información histórica sobre todas las modificaciones realizadas sobre dicho fichero (llamada "MetaData"). Estos datos permiten inferir muchos datos de interés.

Asimismo, el conocimiento (en estos momentos, público) sobre los algoritmos empleados en "Office" para almacenar esas informaciones, permite modificarlas de forma arbitraria, por lo que la falsificación se convierte en algo trivial.

Microsoft ha publicado un documento justificando la existencia de GUID. Hay que decir, no obstante, que no publica los detalles internos del algoritmo, y que las razones con las que intenta justificar el empleo de GUIDs son pueriles. Afortunadamente Microsoft proporciona dos utilidades útiles. La primera permite eliminar los GUIDs de los documentos Office ya creados. La segunda utilidad es un parche que evita que los programas Office inserten GUIDs en los documentos que se creen a partir del momento de su instalación.

En cuando a los "MetaData", mucha de esa información no es accesible desde los propios programas Office, pero sí se puede leer utilizando un editor de texto sencillo, un editor de disco, o una herramienta a tal efecto. Algunas de las informaciones que se almacenan como "MetaData" en los documentos Office son:

  • El nombre del autor del documento, así como sus iniciales y el nombre de la compañía para la que trabaja.

  • Los nombres de todos los autores que contribuyeron al documento. Es decir, el listado de personas que han editado y cambiado el documento.

  • Información sobre revisiones y versiones, lo que permite tener acceso a borradores anteriores del documento, por ejemplo. También se guarda información sobre el número de palabras tecleadas y el tiempo empleado en la edición.

  • Comentarios y porciones no visibles de otros objetos OLE integrados.

  • Etc.

Como puede verse, un documento Office (Word, Excel o PowerPoint) puede filtrar muchísima más información que la que se muestra en pantalla. En muchos casos esta información oculta puede comprometer la seguridad, credibilidad o la privacidad de los autores del documento.

Baste con pensar, por ejemplo, en lo que puede suponer el que el destinatario de un presupuesto comercial tenga acceso a borradores y anotaciones supuestamente "eliminadas" en la redacción final. Lo mismo se puede aplicar a informes internos dentro de una empresa, por ejemplo, en los que se puede filtrar "hacia abajo" información confidencial que fue editada al reducir el nivel de seguridad del documento.

Aunque no parece que exista un mecanismo simple para evitar la propagación de "MetaData" y, con ello, la filtración de datos que ni siquiera nosotros, los autores del documento, somos conscientes de que estamos propagando, Microsoft proporciona algunas pistas en su web:

  • Instalar el Office 97 Service Release 2 (SR-2).

  • Desactivar la opción "Fast Save". Esta opción acelera la grabación de los documentos mediante su grabación no compactada: los cambios son añadidos al final del fichero, por lo que se tiene acceso a todo el histórico. Si se elimina esta opción, el fichero se almacenará sólo con la última versión del documento, no con los búferes temporales empleados durante la edición.

    Esta opción es especialmente delicada, ya que además de grabar en disco texto que ya ha sido borrado en el documento, hace que el fichero mida considerablemente más de lo que sería razonable pensar.

    Además, en Office 97 se ha incluido la opción de almacenar los documentos de fondo (background). Ello permite seguir trabajando con el programa mientras éste está grabando el fichero en disco. Ello hace que la opción "Fast Save" sea innecesaria, además de los riesgos de seguridad que implica.

  • Eliminar la grabación de la información sobre el autor de los documentos creados con Office.

  • Eliminar la grabación de la información de resumen, estadísticas, etc.

  • Eliminar los comentarios del documento cuando se va a distribuir la versión final.

  • Eliminar las marcas de revisión

  • Eliminar el texto, celdas y hojas de trabajo ocultas.

  • Eliminar hiperenlaces a documentos internos.

  • Eliminar versiones y revisiones del documento. Esta información es interna al fichero, y debe eliminarse de forma explícita.

  • Eliminar información sobre los autores previos.

  • Eliminación de información "MetaData" de otros objetos OLE integrados.

  • Eliminación del GUID del documento.

  • Eliminación de referencias Visual Basic en los "macros".

  • Etc.

Se pueden encontrar todos los pasos detallados en los enlaces web presentes al final de este boletín.

Los documentos que Microsoft tiene en su web sobre la privacidad de sus usuarios son una lectura obligada. Es sorprendente que a Microsoft se le "cuelen" inadvertidamente tantos "bugs" relativos a temas de privacidad. Quien sepa leer entre líneas...

Más información:

Cómo y por qué se crean GUIDs en los documentos Office
http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q222/1/80.asp

Microsoft Office 97 Service Release 2 (SR-2)
http://officeupdate.microsoft.com/articles/sr2fact.htm

Microsoft Office 97 Unique Identifier Patch
http://officeupdate.microsoft.com/downloaddetails/off97uip.htm

Microsoft Office 97 Unique Identifier Removal Tool
http://officeupdate.microsoft.com/downloaddetails/pf_setup.htm

How to Minimize Metadata in Microsoft Office 97 Documents
http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q223/3/96.asp

How to Minimize Metadata in Microsoft Word Documents
http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q223/7/90.asp

How to Minimize Metadata in Microsoft PowerPoint Presentations
http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q223/7/93.asp

How to Minimize Metadata in Microsoft Excel Workbooks
http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q223/7/89.asp

How to Disable de Fast Saves Option
http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q71/9/99.asp

Allow Fast Saves Option Not Selected by Default
http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q170/4/06.asp

Opening Word Document in Text Editor Displays Deleted Text
http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q190/7/33.asp

Change in Document File Size Is More or Less Than Expected
http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q111/2/77.asp

How to Change the Company property Information
http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q169/5/25.asp

Frequently Asked Questions About "Allow Fast Saves"
http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q192/4/80.asp

Word Does Not "Fast Save" Documents
http://support.microsoft.com/support/kb/articles/Q176/2/84.asp

Windows 98 Privacy Q&A
http://www.microsoft.com/presspass/features/1999/03-10qa.htm

Microsoft Addresses Custormers' Privacy Concerns
http://www.microsoft.com/presspass/features/1999/03-08custletter2.htm

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